Daten werden mehrfach erfasst
Kunden-, Projekt- oder Mitarbeiterdaten müssen in verschiedene Programme, Kalender oder Tabellen übertragen werden.
Eine Handwerkersoftware allein macht noch keinen digitalen Betrieb. Entscheidend ist, ob Informationen ohne Umwege von der ersten Anfrage bis zur Rechnung durchlaufen.
Kunden-, Projekt- oder Mitarbeiterdaten müssen in verschiedene Programme, Kalender oder Tabellen übertragen werden.
Bilder liegen bei WhatsApp, Dokumente in Ordnern, E-Mails in unterschiedlichen Postfächern und wichtiges Wissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter.
Aufmaße, Artikel, Einkaufspreise und Kalkulationsgrundlagen müssen erst aus mehreren Quellen zusammengesucht werden.
Änderungen werden telefonisch oder per Nachricht weitergegeben. Die gesamte Planung hängt häufig von einer einzelnen Person ab.
Mitarbeiter müssen nachfragen, weil aktuelle Unterlagen, Aufgaben und Projektstände nicht zentral verfügbar sind.
Zeiten, Material, Arbeitsberichte, Nachträge oder Unterschriften fehlen und müssen nachträglich eingeholt werden.
Dann fehlt dir wahrscheinlich nicht noch mehr Software. Dir fehlt ein durchgängiger Ablauf, der deine Daten, Programme und Mitarbeiter miteinander verbindet.
Wir betrachten nicht einzelne Programme, sondern den vollständigen Weg eines Auftrags durch deinen Betrieb – und bauen daraus eine Struktur, in der Informationen nicht mehr zwischen Menschen, Programmen und Papierordnern hin- und hergetragen werden müssen.
Wir gehen den Weg eines Auftrags einmal komplett mit dir durch: wo Anfragen hereinkommen, wo Daten doppelt erfasst werden, wie Aufmaß und Angebot entstehen, was die Baustelle wirklich braucht und wann ein Auftrag abrechnungsbereit ist. Am Ende siehst du schwarz auf weiß, an welchen Stellen dein Betrieb Zeit, Kapazität und Marge verliert.
Die meisten Betriebe besitzen längst zahlreiche digitale Werkzeuge und arbeiten trotzdem nicht durchgängig digital. Das Problem entsteht an den Übergängen. Genau die bauen wir um.
Interessenten müssen einzeln aus E-Mails, Formularen oder Notizen ins System getippt werden.
Maße, Bilder und Notizen liegen verteilt und müssen später wieder zusammengesucht werden. Im schlimmsten Fall landen Fotos noch in WhatsApp Chats.
Artikel, Preise und Kalkulationsgrundlagen werden aus Listen, Mails und Ordnern zusammengetragen.
Änderungen werden telefonisch weitergegeben. Den aktuellen Stand kennt nur, wer dabei war.
Unterlagen, Aufgaben und Projektstände sind nicht zentral verfügbar, deshalb wird nachgefragt.
Zeiten, Material, Arbeitsberichte und Nachträge fehlen und müssen nachträglich eingeholt werden.
Ohne saubere Daten lässt sich im Nachhinein kaum sagen, ob sich der Auftrag wirklich gerechnet hat.
Interessenten müssen nicht mehr manuell aus E-Mails, Formularen oder Notizen übertragen werden.
Maße, Bilder, Dokumente und Notizen landen sofort in der richtigen Kunden- und Projektakte, die automatisch angelegt wird und in Ordner unterteilt ist.
Artikel, Lieferantenpreise, Leistungen und Kalkulationsparameter sind zentral hinterlegt.
Mitarbeiter, Termine, Fahrzeuge und Betriebsmittel werden direkt aus dem Auftrag heraus geplant.
Alle Beteiligten sehen die Informationen, Aufgaben und Dokumente, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Zeiten, Material, Arbeitsberichte und Nachträge liegen bereits im Auftrag und müssen nicht erneut zusammengesucht werden.
Zeiten, Material und Zusatzleistungen liegen bereits im Auftrag. Du siehst nach Abschluss, was der Auftrag tatsächlich gebracht hat, und kalkulierst den nächsten sauberer.
Ein Betrieb, ein Ablauf
Einmal erfassen. Überall nutzen. Automatisch weiterverarbeiten. Alle arbeiten mit denselben Informationen, im selben Prozess, auf dasselbe Ergebnis hin.
Aus über 350 Beratungen haben wir unsere Erkenntnisse für dich niedergeschrieben – alles Wichtige zu Handwerkersoftware, ERP- und CRM-Systemen in einer Ausgabe.
Bisher gab es unsere Softwarevergleiche nur für unsere Kunden. Jetzt steht die Ausgabe allen Handwerksbetrieben offen.
Kurzportrait, Vorteile, Nachteile und Zukunftssicherheit je Anbieter.
Welche Produkte sich sauber mit deinen übrigen Systemen vernetzen lassen.
Was die Lösungen kosten und wie aufwendig die Einführung wirklich ist.
Dokumente, Checklisten, Berichte und Projektinformationen werden digital erfasst und zentral gespeichert.
Aufmaß, Artikel, Preise und Kalkulationsgrundlagen stehen direkt im System zur Verfügung.
Weniger Doppeleingaben, Rückfragen, Dokumentensuche und manuelle Kontrollen.
Dieses Potenzial konnten wir bei der Digitalisierung unseres eigenen Handwerksbetriebs realisieren.
Von über 200 Kunden deutschlandweit vertraut.
Der Betrieb arbeitete mit einer selbst gehosteten Systemlösung. Die scheiterte an fehlenden API-Schnittstellen, sodass sich keine weiteren Programme anbinden ließen. Ein Wechsel war fünf Jahre zuvor bereits einmal versucht worden und gescheitert.
Thomas Zerlaut versuchte bereits vor 5 Jahren die Handwerkersoftware zu wechseln, allerdings nicht erfolgreich – weil das Unternehmen viele Arbeitsabläufe komplett automatisieren wollte. Jeder Anbieter erzählte, er sei der Beste, Thomas hatte keinen klaren Durchblick.
Gemeinsam haben wir die richtige Software gefunden und das Unternehmen für die Zukunft aufgestellt.
Rico Schwarz übernahm den Betrieb seiner Eltern in einem Zustand, in dem noch alles über Papier und Ordner lief. Es gab weder festgelegte Prozesse noch Schnittstellen zwischen den eingesetzten Programmen – und auch zwischen Büro und Baustelle fehlte die Verbindung.
Rico Schwarz übernahm vor einer Weile den Betrieb seiner Eltern. Der gesamte Betrieb war noch stark von Zettelchaos und Akten bestimmt.
Gemeinsam haben wir den Betrieb analysiert, die richtigen Softwareprodukte ausgesucht und anschließend vernetzt und automatisiert.
Im Betrieb wurde praktisch jedes Dokument ausgedruckt, von der Auftragsbestätigung bis zum Angebot. Unterlagen wurden gedruckt, wieder eingescannt und anschließend verschickt – ein sehr zeitintensiver Weg. Klare Strukturen und Automatisierungen fehlten.
Angela & Stefan Günnemann arbeiteten jahrelang mit Akten und Zetteln und haben so extrem viel Zeit verloren.
Mithilfe unserer Tiefenanalyse haben wir genau herausgefunden, wo Optimierungspotenziale bestehen und welche Softwarelösungen zum Betrieb passen. Anschließend haben wir den gesamten Plan umgesetzt. Das Ergebnis: eine automatisierte Softwarelandschaft und mehr Freizeit für die Inhaber.
Der Betrieb lief mit funktionierenden, aber veralteten Strukturen: sehr papierlastig, Akten wurden von A nach B geschoben. Im Kundendienst wurde alles auf Papier erfasst und vom Kunden unterschrieben, bevor die Unterlagen zurück ins Büro kamen. Dazu kamen mehrere Herstellerprogramme nebeneinander.
Alexander Gäßler arbeitete vor unserer Zusammenarbeit so gut wie nur in Papierform. Kunden- und Bauakten waren in physischen Ordnern abgelegt.
Gemeinsam haben wir die gesamten Arbeitsabläufe des Betriebs analysiert und anschließend eine neue, cloudbasierte Branchensoftware eingeführt.
Der Betrieb war bereits weitgehend digital aufgestellt. Die eingesetzten Programme waren allerdings Insellösungen, die nicht miteinander kommunizierten – die digitalen Vorteile kamen dadurch nur zum Teil an.
Marius Schüßler übernahm einen Betrieb, der zum Teil schon digitalisiert war, allerdings gab es nur Insellösungen. Es fehlte die Automatisierung und Vernetzung zwischen den Programmen.
Gemeinsam haben wir die Softwarelandschaft modernisiert und alle wesentlichen Funktionen in einer Software abgebildet.
Im Betrieb lief bereits ein sehr umfangreiches Softwareprogramm, aus Sicht von Thomas Bärtl aber eine Insellösung. Es fehlten Schnittstellen zu anderen Programmen und damit auch die Anschlussfähigkeit an heutige KI-Anwendungen.
Thomas Bärtl arbeitete jahrelang mit einer veralteten Softwarelösung. Ihm fehlten Automatisierungen und die Einbindung von künstlicher Intelligenz, um seinen Betrieb für die Zukunft zu wappnen.
Gemeinsam haben wir die passende Lösung gefunden.
Im Betrieb wurde praktisch alles analog abgearbeitet. Jörg Hausen beschreibt seinen eigenen Softwarestand als auf dem Niveau der 2000er Jahre – und wollte die Zeit nicht aufbringen, sich selbst in das Thema einzuarbeiten.
Jörg arbeitete noch mit Word und Excel für Angebote und Rechnungen und plante seine Einsätze über eine Deutschlandkarte.
Innerhalb von nur 6 Wochen haben wir seinen gesamten Betrieb analysiert und die richtigen Softwares gefunden. Mittlerweile erstellt er Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck, nutzt eine moderne Plantafel und protokolliert über digitale Checklisten.
Der Betrieb arbeitete mit viel Zettelwirtschaft: Aktenordner wurden hin- und hergewälzt, und viele Arbeiten wurden doppelt erledigt.
Torben arbeitete mit einer veralteten, lokalen Branchensoftware. Es fehlten eine übersichtliche Plantafel, eine digitale mobile Bauakte und eine professionelle Kommunikation zum Kunden.
Innerhalb weniger Beratungen haben wir zwei Softwares vorgeschlagen, die ideal zum Betrieb passen und Torbens gesamte Anforderungen erfüllen.
Das Unternehmen hatte sich bereits mehrere CRM-Systeme angesehen und teilweise zur Probe installiert, war damit aber nie zufrieden. Gleichzeitig stand zu wenig Personal zu viel Arbeit gegenüber, und die Mitarbeitersuche lief traditionell über Anzeigen, Flyer und Mundpropaganda – ohne den gewünschten Erfolg.
Stephans Unternehmen benötigte dringend ein CRM-System, mit dem es planbar Neukunden gewinnen kann.
Gemeinsam haben wir analysiert, welche Software zu den Ansprüchen der Firma passt und wie der ideale Vertriebsprozess aufgestellt sein sollte. Heute hat das Unternehmen einen planbaren, digitalen Prozess für Neukunden und Mitarbeiter.
Im Betrieb herrschte akuter Personalmangel. Pascal Schulz suchte einen Ansprechpartner, um die Mitarbeitergewinnung als durchgängigen digitalen Prozess aufzubauen.
Pascal Schulz wollte einen digitalen Workflow von der Sichtbarkeit bis zur Einstellung im Betrieb implementieren und suchte dafür die richtigen Softwareprodukte.
Gemeinsam haben wir innerhalb von 12 Wochen die richtigen Produkte eingerichtet und einen komplett automatisierten Workflow gebaut.
Der Betrieb war rund ein Jahr am Markt, und die fehlende Digitalisierung der Arbeitsprozesse machte den Alltag beschwerlich. Vor allem die Organisation des Teams und die Angebotserstellung waren aufwendig – für ein Angebot gingen zwei bis drei Stunden drauf.
Michael arbeitete mit einer veralteten Handwerkersoftware. Der Betrieb hatte starke Nachfrage nach Wärmepumpen und wollte schnellstmöglich digitalisieren.
Gemeinsam haben wir in nicht einmal 8 Wochen den gesamten Betrieb digital aufgestellt.
Wir betrachten nicht nur einen kleinen Teil deines Betriebs, sondern den vollständigen Prozess von der Anfrage bis zur Rechnung.
Wir beginnen mit deinen Anforderungen und vergleichen erst danach die passenden Lösungen aus dem Markt.
Eine Software ist für uns nur dann sinnvoll, wenn sie Arbeitsaufwand reduziert, Abläufe beschleunigt oder deine Rentabilität verbessert.
Wir erstellen nicht nur Konzepte, sondern unterstützen bei Einrichtung, Datenübernahme, Workflows, Automatisierungen und Einführung.
Durch unseren eigenen Handwerksbetrieb wissen wir, welche Lösungen im echten Tagesgeschäft funktionieren – und welche nur in Präsentationen gut aussehen.
Wir schaffen zentrale Daten, klare Prozesse und offene Schnittstellen, damit Automatisierungen und zukünftige KI-Anwendungen sinnvoll eingesetzt werden können.
Über uns
clever-workflows.de entstand aus der Praxis – aus einem eigenen Handwerksbetrieb und mehreren Jahren Erfahrung mit Software, Schnittstellen und Automatisierungen.
Chris bringt eine mehrjährige IT-Erfahrung in einer Softwarefirma von Axel Springer mit und erkannte dort, wie entscheidend automatisierte Prozesse und die nahtlose Verknüpfung von Softwarelösungen sind. Dieses Prinzip (heutige 360° Methode) übertrug er, gemeinsam mit Artem, auf die Ultra Voltaik GmbH (unserem eigenen Elektrobetrieb), wo es bis heute für enorme Zeiteinsparungen sorgt. Während andere Betriebe Stunden für manuelle Aufgaben aufwenden, laufen hier die Abläufe vollautomatisch – effizient, schnell und fehlerfrei.
Artem ist Experte für die Digitalisierung von Handwerksbetrieben. 2021 gründete er einen eigenen Handwerksbetrieb, die Ultra Voltaik GmbH und optimierte von Anfang an Buchhaltung, Vertrieb und Personalmanagement durch smarte Prozesse. Das Ergebnis: massive Kosteneinsparungen und ein effizienter Betrieb trotz schnellen Wachstums.
Heute beschäftigt Ultra Voltaik über 25 Mitarbeiter – während vergleichbare Unternehmen 20 % mehr Personal benötigen. Diese Effizienz basiert auf der 360°-Methode, die Artem nun Handwerksbetrieben zugänglich macht, um Kosten zu senken, Abläufe zu verschlanken und die Marge nachhaltig zu steigern.
Die Ultra Voltaik GmbH in Schwarzenbek ist unser eigener Betrieb: 25 Mitarbeiter, eigene Monteure, gut 800 Kunden. Jeden Ablauf, den wir bei dir einrichten, haben wir dort vorher selbst gefahren.
In einem modernen Büro direkt an der Hamburger Außenalster sind wir ideal für Top-Fachkräfte aus der Region positioniert. Genau diese benötigst du letztlich - schließlich willst du mit Profis zusammenarbeiten.
Ihr beschäftigt mindestens 10 Mitarbeiter und erzielt mehr als eine Millionen Euro Jahresumsatz oder mehr.
Trotzdem benötigt ihr zusätzlich Excel, WhatsApp, Papier, Kalender und weitere Einzellösungen.
Kunden-, Projekt- und Mitarbeiterdaten müssen in mehrere Systeme übertragen werden.
Aufmaße, Artikel, Preise oder Kalkulationsgrundlagen werden manuell zusammengesucht.
Planung und Änderungen hängen stark von einzelnen Mitarbeitern ab.
Aktuelle Informationen, Bilder und Dokumente sind nicht zuverlässig zentral verfügbar.
Zeiten, Material, Arbeitsberichte oder Nachträge fehlen, wenn die Rechnung erstellt werden soll.
Du möchtest mehr Aufträge mit dem bestehenden Team abwickeln, statt die Verwaltung immer weiter aufzublähen.
du nur eine einzelne kleine App suchst
bestehende Abläufe grundsätzlich nicht verändert werden dürfen
dein Team die neue Lösung später nicht nutzen soll
du ausschließlich nach der billigsten Software suchst
du eine schnelle KI-Abkürzung ohne saubere Daten und Prozesse erwartest
Im kostenfreien Digitalisierungs-Check schauen wir gemeinsam darauf, wo dein Betrieb heute durch Insellösungen, Doppeleingaben und manuelle Abläufe ausgebremst wird.
Du erfährst
wo unnötige Verwaltungsarbeit entsteht
welche Prozesse nicht durchgängig funktionieren
welche Informationen mehrfach gepflegt werden
wo Automatisierungen sinnvoll sind
welche Softwarestruktur zu deinem Betrieb passen könnte
welches wirtschaftliche Potenzial in deinen Abläufen steckt
Wenn deine Frage hier nicht dabei ist, klären wir sie im Erstgespräch.
Entscheidend ist, wie effizient dein Team die vorhandenen Aufträge abwickeln kann.
Wie schnell wird aus einer Anfrage ein Angebot?
Wie zuverlässig wird aus einem Auftrag eine vorbereitete Baustelle?
Wie vollständig werden Zeiten, Material und Zusatzleistungen dokumentiert?
Wie schnell wird nach Abschluss des Auftrags die Rechnung erstellt?
Du brauchst nicht zwangsläufig mehr Mitarbeiter. Du brauchst Abläufe, mit denen deine bestehenden Mitarbeiter effizienter arbeiten können.
Keine weitere Insellösung. Sondern ein Betrieb, der von der Anfrage bis zur Rechnung durchgängig funktioniert.